| DUCS : grands principes, de l'inscription au télérèglement |
Règles de navigation
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- Pour vous guider, il existe en haut des écrans de l'application DUCS des liens "Aide" ou "Alertes". N'hésitez pas à vous en servir.
Étapes clés
L'inscription
Pour faire vos déclarations Urssaf, Pôle emploi, institutions de retraite complémentaire Agirc et Arrco, institutions de prévoyance, caisses Congés Intempéries BTP, Pôle emploi services cinema spectacle via net-entreprises.fr, vous devez au préalable faire une demande d'inscription au service DUCS (détaillée dans les paragraphes suivants).
Dans les jours qui suivent, chaque organisme concerné fera une réponse à votre demande d'inscription. Les délais de traitement de votre dossier varient en fonction de chaque organisme.
Important, pour tout nouvel inscrit à la DUCS :
Nous vous conseillons d'anticiper en vous inscrivant un mois à l'avance, bien avant l'échéance pour laquelle vous souhaitez utiliser le service déclaratif DUCS, afin de tenir compte des délais de traitement de votre demande par les organismes.
Délai d'accès au service DUCS
L'accès au service déclaratif DUCS est immédiat.
Pour pouvoir effectuer vos déclarations, votre inscription doit avoir été « activée » par l'organisme concerné.
Après l'activation de votre demande d'inscription, les organismes mettent en ligne vos formulaires déclaratifs personnalisés sur lesquels vous pourrez faire vos déclarations et vos télérèglements.
Important, pour tout nouvel inscrit à la DUCS :
La mise à disposition des formulaires déclaratifs personnalisés nécessitant un délai propre à chaque organisme, il est possible, si votre inscription est très récente, que vous ne puissiez pas accéder à ces formulaires pour effectuer vos déclarations et télérèglements par net-entreprises pour cette échéance. Vous obtenez un message qui vous dit que votre déclaration est en cours de préparation. Vous devrez alors procéder par vos moyens habituels pour cette période uniquement.
Les comptes bancaires sont activés à peu près dans les 7 jours qui suivent l'envoi des formulaires d'adhésion au centre de traitement net-entreprises. Ces documents disponibles au format PDF sur le site doivent être datés, signés et envoyés à l'avance au centre de traitement net-entreprises si vous souhaitez les utiliser pour le télérèglement. Vous ne devez pas y apporter de mention manuscrite ni les raturer.
S'inscrire
Comment s'inscrire ?
- Vous devez vous inscrire à net-entreprises et sélectionner le service DUCS.
- Vous devez effectuer le complément d'inscription spécifique DUCS :
- Sélectionnez les organismes pour lesquels vous souhaitez faire vos déclarations : votre Urssaf, votre Pôle emploi, votre ou vos institutions de retraite complémentaire Agirc et Arrco, votre institution de prévoyance et, éventuellement, votre caisse Congés Intempéries BTP ou Pôle emploi services cinema spectacle (que vous retrouverez en cliquant sur le bouton "Modifier" en face de la mention Pôle emploi figurant dans votre tableau de bord).
- Saisissez le ou les comptes bancaires que vous souhaitez utiliser pour télérégler vos cotisations (démarche non obligatoire). Dans ce cas, vous devrez imprimer, signer et renvoyer les formulaires d'adhésion au télérèglement sans rature ni commentaire (un pour chaque compte bancaire) pour faire activer ces comptes bancaires. L'adresse à laquelle il faut envoyer le formulaire d'adhésion figure au bas de ce document.
N'oubliez pas de valider votre complément d'inscription en cliquant sur le bouton "Terminer".
Vérifier ou modifier son inscription :
À tout moment, vous pouvez accéder au complément d'inscription DUCS pour le vérifier ou le modifier (ajouter un organisme par exemple).
Pour cela, il vous faut accéder à votre menu personnalisé, puis cliquer sur "Organismes destinataires et comptes bancaires de télérèglement C3S, DUCS et Congés spectacles" puis sur "Accéder au complément d'inscription" en face de la DUCS.
Important, seul un administrateur peut accéder au complément d'inscription DUCS.
L'état des inscriptions au service déclaratif DUCS :
- "Demandé" : votre inscription a été transmise à l'organisme concerné ; elle est en cours d'analyse ; vous ne pouvez pas encore effectuer votre déclaration pour cet organisme.
- "Activé" : l'organisme a accepté votre inscription : vous pourrez donc effectuer votre déclaration lors de l'ouverture de la campagne déclarative (sous réserve de la mise à disposition du formulaire déclaratif personnalisé).
- "En attente" : votre inscription a été mise en attente par l'organisme ; consultez vos alertes pour connaître la raison de cette mise en attente ; vous ne pouvez pas effectuer votre déclaration pour cet organisme par le service DUCS de net-entreprises.
- "Refusé" : votre inscription n'a pas été acceptée par l'organisme ; nous vous conseillons de le contacter ; vous ne pouvez pas effectuer votre déclaration pour cet organisme par le service DUCS de net-entreprises.
- "Inactivé" : votre inscription a été inactivée par l'organisme ; consultez vos alertes pour connaître la raison de cette inactivation ; vous ne pouvez plus transmettre votre déclaration à cet organisme par le service DUCS net-entreprises mais vous pouvez encore consulter vos anciennes déclarations.
Vérifier l'état de ses comptes bancaires :
À tout moment, vous pouvez accéder au complément d'inscription DUCS pour vérifier l'état de vos comptes bancaires pour le service DUCS.
Pour cela, il vous faut accéder à votre menu personnalisé, et cliquer sur "Organismes destinataires et comptes bancaires de télérèglement C3S, DUCS et Congés spectacles" puis sur le lien "Accéder au complément d'inscription" en face de la DUCS.
Attention, seul un administrateur peut accéder au complément d'inscription DUCS.
Pour pouvoir faire vos télérèglements, votre compte bancaire doit être "activé".
L'état des comptes bancaires pour le télérèglement DUCS :
- "Demandé" : votre compte bancaire a été enregistré mais notre centre de traitement n'a pas encore envoyé d'ordre d'activation de ce compte (délai environ de 7 jours après envoi du formulaire d'adhésion au télérèglement) ; vérifiez que vous avez bien envoyé ces formulaires dûment complétés sans rature ni commentaire.
- "Activé" : votre formulaire d'adhésion au télérèglement a été accepté par notre centre de traitement ; votre compte bancaire sera activé sous 5 jours maximum.
- "Désactivé" : votre compte bancaire a été désactivé par l'un de vos collaborateurs. Vous ne pouvez pas utiliser le télérèglement pour cet organisme.
Ajouter ou supprimer un compte bancaire :
À tout moment, vous pouvez accéder au complément d'inscription DUCS pour ajouter (dans la limite de 3 comptes) ou supprimer un compte bancaire pour le service DUCS.
Pour cela, il vous faut accéder à votre menu personnalisé, cliquer sur "Organismes destinataires et comptes bancaires de télérèglement C3S, DUCS et Congés spectacles" puis sur le lien "Accéder au complément d'inscription" en face de la DUCS.
Attention, seul un administrateur peut accéder au complément d'inscription DUCS.
Vous devez alors à nouveau imprimer les formulaires d'adhésion au télérèglement. N'oubliez pas de les dater, les signer et de les envoyer au centre de traitement net-entreprises pour que cette modification soit prise en compte. Ces nouveaux formulaires reprennent l'ensemble des données de votre inscription. Vous ne devez pas y apporter de mention manuscrite ni les raturer.
Important : si le formulaire d'adhésion au télérèglement ne s'est pas affiché, vous devez cliquez sur le lien "Cliquez ici" situé dans le cadre "Message d'information".
Si vous rencontrez toujours une difficulté dans l'impression du document, merci de vous référer aux "conseils pratiques" pour vérifier la configuration de votre navigateur.
Déclarer, télérégler
Comment accéder au service déclaratif ?
Pour accéder aux déclarations à faire pour la période en cours, cliquez successivement sur :
- "Accéder aux déclarations" à partir de votre menu personnalisé ;
- "Accéder à la déclaration" en face de DUCS. Vous visualisez ainsi l'écran vous présentant la liste des déclarations à faire pour la période en cours .
À partir de l'écran vous présentant la liste des déclarations à faire pour la période en cours, vous pouvez accéder à votre déclaration Urssaf, à votre déclaration Pôle emploi, à vos déclarations aux institutions de retraite Agirc-Arrco et institution de prévoyance, à votre déclaration pour votre caisse Congés Intempéries BTP ou à votre déclaration au Pôle emploi services cinema spectacle en cliquant directement sur la déclaration que vous souhaitez effectuer.
Comment faire une déclaration ?
Les déclarations sont pré-remplies et personnalisées. Des zones de saisies vous permettent de repérer facilement les données obligatoires.
N'oubliez pas d'enregistrer régulièrement vos saisies (bouton "Enregistrer sans valider") car votre session sur le service est limitée dans le temps pour des raisons de sécurité.
Dès que vous avez terminé votre déclaration, vous devez la "valider" pour la transmettre. Par cette validation, vous obtenez un accusé de réception horodaté imprimable, preuve de l'envoi de votre déclaration.
Si vous avez des questions sur les lignes de cotisations d'une déclaration, contactez directement l'organisme concerné (votre Urssaf, votre Pôle emploi, votre institution de retraite complémentaire, votre institution de prévoyance, votre caisse Congés Intempéries BTP ou encore Pôle emploi services cinema spectacle).
Vérifier l'état des déclarations
À tout moment, vous pouvez vérifier l'état de vos déclarations sur l'écran présentant la liste des déclarations à faire pour la période en cours.
Seules les déclarations ayant le statut "validé, non modifiable", sont prises en compte par les organismes.
Les déclarations "à faire" ou "à terminer" ne sont pas prises en compte par les organismes. Vous devez y accéder pour les compléter et les valider.
Quelles sont les dates limites des déclarations ?
Les dates limites (date d'échéance) de déclaration et de paiement et les dates d'ouverture et de fermeture du service pour chaque échéance sont propres à chaque entreprise pour chaque organisme.
Pour consulter ces dates, cliquez successivement sur :
- "Accéder aux déclarations" à partir de votre menu personnalisé,
- "Accéder à la déclaration" en face de "DUCS",
- "Calendrier" sur l'écran des déclarations de la période en cours.
Comment accéder aux anciennes déclarations ?
Pour accéder aux déclarations que vous avez effectuées pour les périodes précédentes, cliquez successivement sur :
- "Accéder aux déclarations" à partir de votre menu personnalisé,
- "Accéder à la déclaration" en face de "DUCS" ; vous visualisez ainsi l'écran vous présentant la liste des déclarations à faire pour la période en cours,
- "Déclarations précédentes" pour accéder à l'écran vous présentant la liste des déclarations des périodes précédentes.
À partir de l'écran vous présentant la liste des déclarations des périodes précédentes, vous pouvez accéder à vos déclarations Urssaf, Pôle emploi, institution de retraite complémentaire, institution de prévoyance, caisse Congés Intempéries BTP, Pôle emploi services cinema spectacle, en cliquant directement sur la déclaration que vous souhaitez visualiser.
Les contrôles à effectuer en cas de difficulté :
Pour faire une déclaration :
- Il faut que l'inscription à la DUCS pour l'organisme concerné soit "activée" (cf. "S'inscrire").
- Il faut que la période déclarative soit ouverte (cf. "Quelles sont les dates limites de déclaration ?").
Pour faire un télérèglement :
- Il faut que les comptes bancaires soient "activés" (cf. "S'inscrire").
Nous vous rappelons qu'un délai est nécessaire entre la validation de votre inscription et le moment où vous pourrez effectuer vos déclarations par le service DUCS net-entreprises (cf. "Étapes clés").
Ainsi, il est possible que votre inscription soit activée pour un organisme mais que le formulaire déclaratif correspondant ne soit pas disponible dans la liste des déclarations à faire pour la période en cours, notamment si votre inscription est récente. Vous aurez accès à votre formulaire déclaratif lors de la prochaine échéance.
En dernier recours :
Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer vos déclarations sur une échéance en particulier, nous vous conseillons de contacter votre interlocuteur habituel auprès de votre organisme.
Dans le cas où vous n'avez pas la possibilité d'utiliser la fonction télérèglement pour cette échéance, vous pouvez utiliser un autre moyen de paiement. Si vous choisissez de payer par chèque (possible si vous n'êtes pas soumis à l'obligation d'effectuer un paiement par moyen dématérialisé), veillez bien à mettre le montant de votre télérèglement à 0 (zéro) et à éditer le coupon d'identification du paiement pour faciliter le rapprochement avec la déclaration télétransmise à l'organisme.
