Les déclarations à la CRPCEN

Qu’est-ce que c’est ?

La CRPCEN (Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires) est chargée du recouvrement des cotisations sociales assises sur les salaires des collaborateurs du notariat effectuant un horaire de travail supérieur ou égal à la moitié de la durée hebdomadaire de travail. Elle perçoit également une cotisation assise sur les émoluments et honoraires.

Tout employeur du notariat peut déclarer :

• les bases de cotisations assises sur les salaires de ses collaborateurs affiliés à la CRPCEN,
• les bases de cotisations assises sur les émoluments et honoraires,
• les départs de personnels (fin de contrat des salariés) ou les changements d’horaires de travail des salariés intervenus le mois précédent,
• les déclarations nominatives annuelles (DNA).

Ces cotisations financent le régime spécial de sécurité sociale des clercs et employés de notaires qui gère les risques maladie et vieillesse.

Qui peut déclarer et télépayer ?

• Les offices notariaux et organismes assimilés au notariat,
• ou leur mandataire tiers déclarants : experts-comptables, associations et centres de gestion agréés…

Quand déclarer et télépayer ?

Aux échéances réglementaires, à savoir :

• Jusqu’au 5 de chaque mois pour les cotisations sur salaires (excepté pour les départements d’Alsace-Moselle).
• Jusqu’au 5 du mois suivant chaque trimestre pour les cotisations sur salaires des offices et organismes assimilés, domiciliés dans les départements de la Moselle, du Haut-Rhin et du Bas-Rhin, c’est-à-dire jusqu’au 5 avril, 5 juillet, 5 octobre et 5 janvier.
• Jusqu’au 10 du mois suivant chaque trimestre pour les cotisations sur émoluments et honoraires, c’est-à-dire jusqu’au 10 avril, 10 juillet, 10 octobre et 10 janvier.

Depuis 2014, si votre office notarial ou organisme assimilé, a acquitté plus de 35 000 € de cotisations à la CRPCEN (sur salaires et sur émoluments), vous devez :

• déclarer par voie dématérialisée vos cotisations CRPCEN sur salaires et sur émoluments,
• payer le montant de ces cotisations par tout moyen dématérialisé, par exemple le télépaiement.

À noter : les télédéclarations sont accessibles en ligne à compter du 20 du mois précédant la date d’échéance (donc par exemple : les déclarations exigibles au 5 juillet et au 10 juillet sont disponibles à la saisie le 20 juin).

Jusqu’au 31 janvier de l’année N+1 :

• Les déclarations nominatives annuelles

Comment ?

net-entreprises.fr propose la déclaration via un formulaire à saisir en ligne.

Un accusé de réception peut être téléchargé prouvant que votre office ou votre organisme a effectué ses obligations déclaratives et a effectué son paiement le cas échéant.

La DSN et la CRPCEN

La déclaration CRPCEN est substituée par la DSN en phase pilote.

Pour en savoir plus sur la déclaration sociale nominative, rendez-vous sur dsn-info.fr…

Quels sont les avantages ?

• un formulaire en ligne adapté au type de déclaration de votre étude ;
• un gain de temps, un service gratuit disponible 24 h/24, en toute sécurité ;
• des contrôles de présence des données obligatoires et de cohérence des données saisies ainsi que le calcul des cotisations sont effectués ;
• un accusé de réception vous garantit la réception de votre déclaration par la CRPCEN.

Pour utiliser ce service

Vous devez être inscrit sur net-entreprises.fr.

Vous n’êtes pas encore inscrit sur net-entreprises ?
Vérifiez dans la mesure du possible au sein de votre entreprise si vos collègues sont déjà inscrits.
Rendez-vous en page d’accueil, sélectionnez le service « Décl. CRPCEN » et accédez à ce service le lendemain de votre inscription.

Vous êtes déjà inscrit sur net-entreprises.fr mais n’êtes pas encore inscrit à ce service ?
Inscrivez-vous au service « Décl. CRPCEN » à partir de votre menu personnalisé et accédez à ce service dès le lendemain.

Saisir en ligne les bordereaux de cotisations sur salaires, émoluments et honoraires et télérégler la CRPCEN

1. Authentifiez-vous sur net-entreprises.fr.

2. Accédez aux déclarations de la CRPCEN et choisissez l’onglet qui vous intéresse :

• Espace salaires pour déclarer et payer les cotisations sur salaires,
• Espace émoluments pour déclarer et payer les cotisations sur émoluments.

À noter :

• Vous pouvez effectuer chaque déclaration (salaires, émoluments, mouvements de personnel, DNA) séparément.
• Dans le cas éventuel où vous rencontreriez des difficultés de navigation, nous vous recommandons d’utiliser les dernières versions des navigateurs Firefox ou Chrome.

3. Cliquez sur « Déclarer » les cotisations sociales pour le mois souhaité

puis saisissez les montants des salaires et des déductions afin d’indiquer le montant des cotisations dues :

La déclaration des cotisations sur salaires s’effectue en remplissant les bases de cotisations et les exonérations. Important : vous devez inscrire le nombre de salariés de votre étude présents au 31 décembre de l’année précédente.

Une fois votre déclaration concernant les salaires effectuée, vous pouvez :

• Accéder au paiement de vos cotisations de salaire en cliquant sur « Confirmer ».
• Effectuer les déclarations sur les émoluments en cochant la case « Déclarer et payer les émoluments du 3^ème trimestre 2012 ».
• Effectuer les déclarations concernant les mouvements de personnel en cochant la case « Déclarer des mouvements du personnel pour septembre 2012 ».

4. Le récapitulatif de la déclaration s’affiche :

• Pour valider ce récapitulatif, cliquez sur « Confirmer ».
• Si vous souhaitez effectuer des modifications, utilisez les flèches de votre navigateur.

5. Choisissez le mode de règlement de vos cotisations :

Vous pouvez régler vos cotisations de salaires soit :

• Par télérèglement en cliquant sur « Télérèglement ».
• Par virement en cliquant sur « Autres paiements ».

Cochez ou décochez les cases en fonction des habilitations (droits déclaratifs) souhaitant être attribuées ou supprimées. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur « Valider ».

Cas 1 : effectuer le télérèglement

• Si un compte bancaire est déjà saisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
• Si aucun compte bancaire n’est mentionné, cliquez sur « Ajouter un compte », saisissez les références bancaires du compte, puis imprimez l’autorisation de télérèglement :

Impression de l’autorisation de télérèglement à retourner à la CRPCEN, adresse figurant sur le document :

Une fois l’autorisation de télérèglement effectuée, vous devez cliquer sur « le bouton vert « ajouter »  pour que le compte soit enregistré :

Une fois que les coordonnées bancaires sont enregistrées, vous devez cliquer sur le bouton « payer » :

Une fois le récapitulatif validé, vous obtenez un accusé de réception :

Cas 2 : effectuer un virement

Sélectionnez « autres paiements » :

Cliquez sur « Valider ».
Un accusé de réception est donc délivré après la validation de votre déclaration. Il vous revient de procéder au virement bancaire de vos cotisations auprès de votre établissement financier  :

6. Effectuez la déclaration des émoluments et honoraires :

Saisissez le montant des émoluments et honoraires, puis cliquez sur « Déclarer » :

• Choisissez le mode de paiement (télérèglement ou virement) puis accédez au récapitulatif.
• Une fois le récapitulatif validé, un accusé de réception est délivré.

Lors du départ d’un salarié de l’étude ou lorsqu’un salarié a modifié son temps de travail, vous devez déclarer ces changements dans l’espace « personnel ».

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Accédez aux déclarations de la CRPCEN

Allez dans l’onglet « Personnel » puis cliquez sur le bouton « Déclarer » :

Sélectionnez dans la liste déroulante le salarié concerné,

Choisissez l’événement (départ ou changement d’horaires), saisissez la date d’effet puis cliquez sur « Ajouter » afin de prendre en compte le changement :

Confirmez les mouvements de personnel en cliquant sur « Confirmer » :

Vous avez la possibilité d’imprimer l’accusé de réception de la déclaration :

Effectuer la déclaration nominative annuelle, la DNA, de la CRPCEN

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Accédez aux déclarations de la CRPCEN

Allez dans l’onglet « DNA » puis cliquez sur « Déclarer » :

Le formulaire de saisie se présente avec le premier salarié de la liste.

L’ensemble des salariés déjà enregistrés se présente sur le pavé à gauche.
Les données du salarié déjà enregistrées par la CRPCEN ne sont pas à ressaisir (identité du salarié, coefficient, date d’entrée ou de sortie, temps de travail) sauf si ces dernières ont changé ou si elles sont inexactes. Dans ce cas, vous remplacez les données inexactes par les nouvelles données.

Si les données détenues par la CRPCEN sont exactes, vous n’avez qu’à saisir les éléments de salaire (rémunération brute, treizième mois, gratification, déduction des indemnités journalières) puis à confirmer la saisie du salarié.

Lorsque vous confirmez la saisie du premier salarié, un nouveau formulaire est généré et porte sur le deuxième salarié dans la liste. Pour vous repérer, le salarié déjà saisi figure sur le pavé gauche avec un petit pictogramme vert.

Dans le cas où une absence affecte le compte carrière de l’assuré (congé sans solde, absence pour maladie non rémunérée ou congé parental), avant de procéder à la saisie des salaires, cliquez dans « ajouter une absence », sélectionnez le type d’absence, puis saisissez les dates d’absence. Et enfin cliquez sur le bouton vert « ajouter ».

Ajouter un salarié

Une fois que l’ensemble des salariés présents sur le pavé à gauche a été traité, vous pouvez néanmoins ajouter un salarié embauché en cours d’année qui ne figurerait pas dans la liste des salariés proposés. Dans ce cas, vous pouvez accéder au formulaire en cliquant sur le bouton gris « Ajouter un salarié ».

Dans le cas où vous n’avez pas de salarié à ajouter, il vous convient de cocher que « l’employeur soussigné certifie exact, sincère et conforme à la loi, l’ensemble de cette déclaration » puis de cliquer sur le bouton vert « confirmer ».

Attention : une fois ce bouton « confirmer » est activé, vous ne pouvez plus modifier votre déclaration.

Récapitulatif de la déclaration

Une fois la confirmation enregistrée vous accédez à l’écran suivant et vous avez la possibilité d’obtenir en PDF le récapitulatif de votre déclaration.

Pour des questions concernant la saisie ou la modification de votre déclaration, ou des questions réglementaires, nous vous invitons à contacter la CRPCEN par :

• téléphone au 01 44 90 20 62
• ou par courriel : cotisation@crpcen.fr.