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Glossaire des termes utilisés sur net-entreprises

 

Utilisateur :
personne physique agissant pour le compte d'une entreprise ou d'un établissement. L'utilisateur peut avoir un rôle de représentant légal, de dirigeant d'établissement, d'administrateur, de déclarant. Ces rôles sont cumulables par une même personne.

Administrateur :
personne qui réalise et gère l’inscription de son entreprise sur net-entreprises et éventuellement celles de ses entreprises clientes/filiales.
L'administrateur qui réalise l'inscription initiale sur net-entreprises est qualifié de premier administrateur.

AGA :
association de gestion agréée.

Authentification :
elle vise à s'assurer qu'un interlocuteur satisfait aux conditions d'identification exigées pour consulter ses données privatives et recourir aux services de net-entreprises.

Des moyens différents permettent l'authentification d'une personne :

  • le mot de passe a priori seulement connu de l'utilisateur,
  • le certificat électronique délivré par une autorité de certification.

Autorité de certification :
une autorité de certification ou un tiers de confiance a pour vocation de délivrer, révoquer et renouveler des certificats électroniques. Cette autorité est donc responsable vis-à-vis de ses clients, mais aussi de toute personne se fiant au certificat qu'elle a émis, du processus et de la validité de ses certificats.

Certificat numérique :
c'est un support d'authentification délivré par une autorité de certification. Le certificat numérique a la particularité de combiner en un seul temps identification et authentification. Il contient une série de données qui identifie sans ambiguïté une personne ou une entité. Ces données sont rendues infalsifiables par le chiffrement.

Un certificat contient des informations telles que :

  • l'identité du porteur de certificat, la durée de vie du certificat, l'identité de l'autorité de certification qui l'a émis,
  • la signature de l'autorité de certification qui l'a émis…

Le format standard de certificat accepté sur net-entreprises doit être conforme à la recommandation X.509 version 3. Le certificat est nominatif et peut-être présent soit sur le poste du déclarant (certificat "logiciel"), soit sur un support physique (carte à puce, clé USB…). Il ne contient en principe que des données relatives à l'identification du porteur. Pour en savoir plus sur le certificat, cliquez ici.

CGA :
centre de gestion agréé.

CFE :
centre de formalités des entreprises.

Déclarant :
personne habilitée par un administrateur à déclarer et/ou télérégler pour le compte d'une entreprise et/ou d'un établissement.
Le nombre de déclarants n’est pas limité.

Dirigeant d'établissement :
représentant légal d'un établissement.

EDI ou échange de données informatisé :
type de déclaration qui ne nécessite aucune saisie de la part du déclarant. C'est le logiciel de l'entreprise qui prépare le fichier contenant la déclaration à partir des données de paie ou de gestion. Le rôle du déclarant est donc d'envoyer ce fichier en se connectant à net-entreprises. Dès que le déclarant a envoyé son fichier, net-entreprises vérifie le format du fichier, fait quelques contrôles de vraisemblance, puis délivre un accusé de réception et transmet le fichier sans délai aux organismes concernés.
Il est indispensable de procéder à des tests préalables afin de s'assurer que le paramétrage du logiciel et le format du message envoyé sont corrects.

EFI ou échange de formulaire informatisé :
le formulaire électronique qui apparaît à l'écran a un aspect très semblable au formulaire papier. Il est pré-rempli de façon à limiter les informations à saisir. Il fournit des informations ou des explications sur les zones, mots ou données à remplir. Enfin, pour limiter les erreurs de saisie, il effectue quelques contrôles sur les données saisies, vérifiant la vraisemblance des informations renseignées par le déclarant.
Une fois le formulaire rempli, le déclarant le valide - après l'avoir imprimé s'il le souhaite – et le formulaire est transmis automatiquement aux organismes concernés. Un accusé de réception horodaté est alors renvoyé immédiatement au déclarant. Cet accusé doit être conservé car il constitue la preuve que le déclarant s'est bien acquitté de son obligation déclarative. En revanche, il ne garantit pas que le contenu de la déclaration est correct au regard de la réglementation, les organismes destinataires restant seuls compétents pour ces contrôles.

Entreprise :
entité juridique identifiée par un Siren.

Établissement :
sous-ensemble d'une entreprise identifié par un Siret.

Identification :
elle consiste, pour l'utilisateur, à décliner son identité avant d'accéder à une information ou un service, en saisissant par exemple son nom, son prénom, son numéro Siret. L'identification est ensuite suivie d'un processus d'authentification destiné à prouver que l'utilisateur est bien celui qu'il prétend être. Ce processus d'authentification est réalisé par la saisie d'un mot de passe ou dans certains cas seulement par une question de confiance, le certificat électronique ayant la particularité de combiner en un seul temps identification et authentification.

Inscription :
elle consiste à enregistrer l'utilisateur dans net-entreprises. Il s'agit de la phase de création d'un compte permettant d'identifier une personne physique en vue de son authentification. Après inscription, l'utilisateur a accès à son menu personnalisé.

Habilitation :
il s'agit du droit d'un déclarant de faire une action sur net-entreprises. L'habilitation est définie par un administrateur.

Mandataire social :
personne apte à engager juridiquement l'entreprise.

Menu personnalisé :
page sécurisée permettant à l'utilisateur - et à lui seul - la consultation ou la mise à jour de ses données propres.

Mot de passe :
associé aux autres données d'identification (par exemple le nom et le prénom), il permet l'authentification de l'utilisateur. Le mot de passe est personnel et confidentiel. Il est demandé à l'utilisateur de changer le mot de passe qui lui a été attribué lors de sa première authentification. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères comprenant 6 lettres et 2 chiffres ; les majuscules et minuscules sont distinguées.

Le mot de passe de l'administrateur n'étant confirmé ni par e-mail, ni par courrier postal, il convient de le noter soigneusement. L'administrateur a pour responsabilité de fournir aux déclarants leur mot de passe s'ils ont choisi ce moyen d'authentification. Le chef d'entreprise et le dirigeant d'établissement reçoivent leur mot de passe par courrier postal nominatif.

Nic :
numéro interne de classement. Il s'agit de 5 chiffres ajoutés au numéro Siren de l'entreprise pour composer le numéro Siret d'un établissement.

OPS :
organisme de protection sociale.

Partenaires TDS :
Les organismes dénommés partenaires TDS (transfert des données sociales) sont :

les organismes de Sécurité sociale :

  • Acoss et Urssaf pour tenir les comptes cotisants des employeurs et contrôler les déclarations de cotisations,
  • Cnav, Carsat et CGSS pour gérer les carrières des salariés relevant du régime général,
  • Cnam-TS et Carsat pour calculer les taux de cotisations accident du travail par établissement et élaborer les éléments statistiques nécessaires,
  • Cnam-TS et CPAM pour actualiser les droits en prestations en nature de l'assurance maladie des salariés et mettre à jour la carte vitale ;

les services fiscaux : DGFIP (direction générale des finances publique), CDI et CDA (centres des impôts et centres départementaux d'assiette) pour calculer l'impôt sur le revenu, gérer la taxe sur les salaires ;

l'Insee pour réaliser des statistiques sur l'emploi et les salaires ;

Pôle emploi pour contrôler les comptes des employeurs relevant de l'assurance chômage ;

les organismes des régimes de retraite du personnel des collectivités publiques :

La couverture des risques vieillesse et invalidité des personnels et employeurs de droit public (hors agents titulaires des administrations de l'État) est assurée par des régimes autonomes dont la gestion administrative et financière est confiée à la Caisse des dépôts et consignations.

Le régime de base des agents titulaires des fonctions publiques territoriales et hospitalières relève de la CNRACL (Caisse nationale de retraite des agents des collectivités locales) qui gère aussi :

  • les fonds nationaux de compensation (FNC),
  • les fonds spéciaux de pensions des ouvriers des établissements industriels de l'État (FSPOEIE).
  • Le régime complémentaire pour les agents non titulaires est géré par l'Ircantec.

Le RAFP (régime additionnel de la fonction publique) chargé de verser une prestation spécifique, distincte de la pension, à la totalité des agents qui bénéficient de rémunérations accessoires à leur traitement indiciaire, qui ne donnaient pas lieu jusque-là à prélèvement au titre de la couverture vieillesse ;

le ministère de l'Emploi, de la Cohésion sociale et du Logement :

  • la DARES (direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques) collecte les informations relatives à la déclaration sur l'emploi des handicapés,
  • la DRT (direction des relations du travail) collecte les informations relatives à la déclaration prud'homale ;

le CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) ;  

la CRPNPAC (Caisse de retraite du personnel navigant professionnel de l'aéronautique civile) ;

la CAVIMAC (Caisse d’assurance vieillesse invalidité et maladie des cultes) ;

l'APC (Association pour la prévoyance collective) gère le régime additionnel de retraite des enseignants du privé sous contrat avec l’État (RAEP) ;

l'ASP et la DGEFP (l’Agence de service de paiement et la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle).

Personne authentifiée :
utilisateur déjà connu de net-entreprises (personne identifiée) qui souhaite accéder à son menu personnalisé.

Premier administrateur :
il s'agit de l'administrateur qui réalise l'inscription initiale à net-entreprises.

Portefeuille :
afin de faciliter l'organisation des données relatives aux entreprises clientes des tiers déclarants, comme aux filiales des maisons mères et des holdings, net-entreprises propose la gestion par portefeuille. Elle permet de répartir l'ensemble des dossiers clients en portefeuilles d'entreprises attribués au choix à un ou plusieurs gestionnaires.

Question de confiance, question secrète :
moyen alternatif d'authentification utilisant la réponse d'un utilisateur à une question qu'il aura préalablement choisie. Ce couple question/réponse peut être utilisé en cas de perte du mot de passe ou du certificat. Il intervient lors de la réactivation d'un compte (c'est-à-dire lorsque le mot de passe est perdu ou lorsque le certificat est périmé, révoqué ou endommagé). Les utilisateurs hiérarchiquement au-dessus de l'utilisateur de la question secrète sont alertés de cette utilisation.

Représentant légal :
personne apte à engager juridiquement l'entreprise ou l'établissement.

Sécurité :
ce terme recouvre les notions :

  • d'identification ("je m'appelle M. X"), d'authentification ("je prouve que je m'appelle bien M. X"), de non répudiation ("je ne peux pas dire que je n'ai pas écrit ceci"), de confidentialité (seul le destinataire peut lire le contenu de l'échange),
  • de disponibilité du service.

Les déclarations contenant des données nominatives parfois sensibles, le niveau de sécurité de net-entreprises doit être important. Il est cependant variable selon les déclarations. net-entreprises propose une solution de sécurisation des échanges commune pour l'ensemble des déclarations et satisfaisant au moins, pour chaque critère, aux exigences de chacune d'elles.

net-entreprises offre dès à présent un double niveau de sécurité :

  • Authentification et confidentialité des déclarations : seule(s) la ou les personne(s) autorisée(s) par l'entreprise peuvent réaliser la ou les déclaration(s) pour lesquelles une habilitation préalable a été donnée et après une authentification soit par mot de passe personnel et confidentiel, soit par certificat numérique nominatif.
  • Tous les échanges sont cryptés par le protocole SSL. Grâce à ce protocole, net-entreprises offre une garantie d'intégrité des messages : les données échangées ne peuvent être modifiées durant leur transfert de l'entreprise à net-entreprises. L'horodatage des messages est reconnu par l'ensemble des organismes de protection sociale.

Service :
action ou ensemble d'actions portant sur la dématérialisation d'une procédure administrative comme la déclaration, le télérèglement.

Siège :
lorsqu'une entreprise n'exerce pas son activité dans un seul établissement, l'un d'entre eux a le statut d'établissement principal (entreprise individuelle) ou de siège social (société).

Siren :
le numéro Siren est un identifiant de 9 chiffres attribué à chaque entreprise (toute personne juridique, physique ou morale) par l'Insee introduite dans le répertoire Sirene sur demande des organismes habilités (en général les CFE, centres de formalités des entreprises). Le numéro Siren n'est supprimé qu'au moment de la disparition de la personne juridique, physique ou morale selon les cas.

Siret :
le numéro Siret est un identifiant de 14 chiffres composé du Siren (9 chiffres) et d'un numéro interne de classement de 5 chiffres (Nic) caractérisant l'établissement d'une entreprise en tant qu'unité géographiquement localisée. Il est donc modifié en particulier si l'établissement change d'adresse.

Télérèglement :
certains services sur net-entreprises vous permettent de créditer automatiquement à la date d'échéance le montant que vous avez déclaré aux organismes concernés. L'organisme déclenche alors l'ordre de virement auprès de votre banque : il n'y a pas d'argent qui transite par net-entreprises. Vous pouvez utiliser jusqu'à trois comptes bancaires pour une même télédéclaration afin de ventiler les sommes à débiter. Cette option facultative n'a lieu que pour les déclarations de votre choix et présente de nombreux avantages. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Tiers déclarant :
cabinet d'expertise-comptable, association de gestion agréée, centre de gestion agréé, holding… ou encore personne juridique, physique ou morale qui assure - entre autres - les déclarations sociales pour le compte de plusieurs entreprises. Le tiers déclarant peut s'inscrire pour toutes les entreprises dont il assure les déclarations et désigner les déclarants.

 

 

 

 

 

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