| Inscription automatisée par fichier Excel de plusieurs entreprises/établissements |
Cette fonctionnalité permet aux cabinets d'expertise comptable et aux holdings d'inscrire et de modifier rapidement un portefeuille d'entreprises et/ou d'établissements sur net-entreprises.
Ce procédé représente un avantage significatif pour composer un portefeuille de plus de 20 entreprises et dès lors que les habilitations à définir sont communes.
La démarche consiste à charger dans le portefeuille choisi une liste de Siret et/ou Siren via un fichier Excel conforme au modèle téléchargeable. Des contrôles de cohérence sont effectués dès la soumission du fichier et un bilan récapitulatif de l'inscription est fourni en fin de traitement.
L'utilisation du fichier Excel est proposée dans l'écran de définition des entreprises du portefeuille courant, comme le montre l'écran ci-dessous :
Cette option vous est proposée au moment de la création du portefeuille ou lors de sa modification. Un cabinet comptable qui inscrit à la fois son cabinet et ses clients sur le site net-entreprises ne verra cette possibilité qu'au moment de l'inscription de ses entreprises clientes.
Bon à savoir :
Il est conseillé de recourir à l'inscription directe sur le site net-entreprises :
- si vous souhaitez inscrire moins de 20 entreprises dans un portefeuille ;
- ou si vous devez définir des droits spécifiques pour chaque entreprise et chaque collaborateur.
1. Téléchargez le modèle de classeur
Le fichier de saisie des clients doit être structuré à partir du modèle excel net-entreprises.
Cliquez sur le lien "Télécharger le modèle Excel".
2. Enregistrez le modèle sur votre poste
Cliquez sur "Enregistrer" puis choisissez l'emplacement souhaité sur votre ordinateur.
Vous devez nommer ce fichier par le même nom que celui donné à votre portefeuille lors de sa création.
Le nom proposé par défaut "NomDuPortefeuille" doit donc être modifié. (ex. : votre portefeuille s'appelle "Portefeuille_1", le fichier doit donc se nommer "Portefeuille_1").
Une fois le modèle enregistré, ouvrez le fichier téléchargé.
3. Constituez votre fichier Excel
Le fichier téléchargé comporte des exemples de saisie.
Nous vous invitons donc à supprimer tous les Siren ou Siret présents dans les cellules (colonne A).
ATTENTION :
- Vous devez saisir uniquement des SIREN (9 chiffres) et/ou des SIRET (14 chiffres) dans la colonne A.
- Ne modifiez pas le titre de la cellule A1. Le titre "SIREN/SIRET" doit être conservé.
- Ne modifiez pas le nom de la feuille Excel "Ajout" et n'ajoutez pas d'autre feuille.
Tout commentaire dans cette colonne A et toute autre mention renseignée sur cette feuille empêcheront le bon traitement de votre fichier.
Recommandations de saisie :
- Si vous saisissez le code SIREN d'une entreprise (9 chiffres sans espace), alors tous les établissements actifs connus auprès de l'Insee pour cette entreprise seront ajoutés à votre portefeuille.
- Si vous saisissez le code SIRET d'un établissement (14 chiffres sans espace), alors seul cet établissement de cette entreprise sera ajouté à votre portefeuille ;
choisissez cette option si vous ne déclarez pas pour tous les établissements de cette entreprise.
Une fois votre saisie terminée, enregistrez votre fichier et fermez le. Revenez ensuite sur la fenêtre ouverte sur le site net-entreprises.fr.
4. Déposer le fichier Excel à intégrer au site net-entreprises.fr
- Cliquez sur le lien "déposer un fichier Excel". Une zone de saisie et un bouton "Parcourir…" apparaissent.
- Cliquez sur le bouton "Parcourir…".
- Une nouvelle fenêtre de recherche s'ouvre.
Recherchez le fichier Excel qui contient la liste des entreprises clientes et qui porte le même nom que votre portefeuille. - Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton "Ouvrir".
- Cliquez sur le lien "Valider".
Une 1ère phase de contrôle est effectuée dès que vous validez la soumission du fichier Excel pour vérifier si le format du fichier est adéquat.
ATTENTION ! Votre fichier peut être rejeté pour plusieurs raisons :
- si vous avez modifié le modèle ;
- si vous n'avez pas nommé le fichier du même nom que le portefeuille ;
- si vous n'avez pas intégré le bon fichier Excel.
En cas de rejet, votre fichier ne pourra donc être lu mais vous aurez cependant la possibilité d'en connaître les raisons.
Vous pourrez donc à cette issue le corriger en suivant les consignes données afin de le soumettre à nouveau.
5. Contrôle des données du fichier Excel
Dès lors que le format de fichier est correct, une 2ème phase de contrôle est déclenchée pour vérifier la cohérence des données saisies avant le traitement d'intégration. Et vous obtenez ainsi les résultats dans un état récapitulatif.
Le tableau récapitulatif présente les résultats de traitement de chaque Siren et/ou de chaque Siret de votre fichier Excel :
- si le Siren/Siret peut être ajouté, se référer au point de contrôle vert (1) ;
- si le Siren/Siret ne peut pas être ajouté, se référer à la croix de contrôle puis consulter les raisons explicatives (2) ;
Le tableau peut être présenté sur plusieurs pages en fonction de la taille de votre liste (3).
C'est une étape de contrôle importante avant de procéder au traitement des données :
- Vous pouvez cliquer sur "Annuler" (4) pour revenir à l'étape précédente, afin de modifier si besoin votre fichier sous Excel puis le soumettre à nouveau.
- Si les actions de traitement vous conviennent pour chacun des Siren/Siret, cliquez sur "Valider" (5). Notez qu'après le traitement de votre fichier vous avez toujours le choix d'ajouter quelques Siren/Siret manuellement ou de soumettre un autre fichier Excel.
6. Ajout des données Excel au portefeuille concerné
Cet état récapitule le résultat du traitement des données suite à la phase de contrôle.
Vous pouvez à ce stade, si besoin :
- ajouter un autre fichier Excel pour créer un autre portefeuille ou compléter un portefeuille déjà existant ;
- ajouter unitairement d'autres SIREN directement dans le site net-entreprises ;
- passer à l'étape suivante afin de finaliser votre inscription.
Si vous êtes d'accord avec cette intégration de données, validez en cliquant sur "Étape suivante".
7. Finalisation de votre inscription
L'intégration de votre fichier Excel permet d'attribuer par défaut les mêmes droits pour chaque collaborateur du portefeuille, pour toutes les déclarations du portefeuille sur tous les Siren et Siret ajoutés, à la différence d'une inscription unitaire sur le site.
Un récapitulatif imprimable (format PDF) de votre portefeuille est mis à votre disposition vous permettant ainsi de vérifier les Siren/Siret intégrés ou rejetés.
Validez ce récapitulatif et procédez si nécessaire de la même manière pour la constitution de vos autres portefeuilles.
Important : S'il s'agit de votre dernier portefeuille, "validez" le récapitulatif général.
La page "Compte-rendu" s'affiche. Nous vous conseillons :
- d'imprimer le compte-rendu,
- d'éditer vos récapitulatifs,
- d'imprimer le "bilan IMTD" (Inscription de masse spéciale tiers déclarants), c'est-à-dire le bilan du traitement sur chacun des éléments présents dans votre fichier Excel.
Votre inscription s'est terminée avec succès, vous pouvez donc consulter ou modifier votre dossier d'inscription en cliquant sur "Aller au menu personnalisé" ou bien tout simplement quitter le site pour y revenir plus tard.
