L’importance de garantir la qualité des éléments déclarés dans les déclarations
Le NIR est l’identifiant du salarié dans le cadre de ses relations avec les organismes de sécurité sociale, pour acquérir des droits (maladie, retraite, chômage), et obtenir des prestations (pensions ou allocations diverses).
A chaque déclaration d’une personne en DSN, une vérification de l’identité est réalisée en interrogeant le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI), la base qui recense pour les organismes de protection sociale, les données d’état civil et l’identité des personnes nées en France ou à l’étranger.
Cette vérification permet de déterminer si les données saisies (NIR, nom, etc.) correspondent exactement à celles d’une personne connue au SNGI. Le couple NIR et nom de famille (de naissance) est essentiel à une bonne identification. S’il n’y a pas de NIR saisi, le traitement essaiera de déterminer si une personne est déjà identifiée et recherchera la présence d’un NIR ou d’un NIA via les éléments d’état-civil.
Cette vérification est réalisée sur la base des éléments d’état civil suivants, dont la saisie doit donc être particulièrement soignée, et correspondre strictement aux données figurant sur l’attestation vitale :
- NIR,
- Sexe,
- Nom de famille : il s’agit ici du nom de famille (de naissance),
- Prénoms dans l’ordre de l’état-civil,
- Date de naissance,
- Lieu / pays de naissance
En l’absence de qualité suffisante :
- Soit la personne qui cotise n’est pas retrouvée au SNGI : elle va cotiser sans obtenir de droits.
- Soit une autre personne est retrouvée au SNGI, dont l’identité se rapproche des informations qui ont été déclarées en DSN (homonyme) : l’autre personne se retrouve avec des salaires et cotisations qui ne sont pas les siens, en réduisant certains de ses droits à prestations. Et le salarié de l’entreprise n’aura pas de droits.
Ainsi, il est important de noter qu’une mauvaise identification fait courir des risques :
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Il est donc indispensable de s’assurer que les données identifiantes de l’individu sont bien renseignées.
Comment bien inscrire l’identité des individus en DSN ?
Pour toute embauche, l’employeur demande des pièces justificatives au collaborateur avant son entrée en lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé, notamment :
Remarque : en cas d’absence de numéro d’identification dans le cas d’un salarié étranger, l’employeur attribue un NTT à son salarié en l’attente de l’obtention d’un NIR / NIA (cf. point 5)
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La pièce d’identité et l’attestation de droits à l’Assurance Maladie sont nécessaires afin d’établir la DPAE, le contrat de travail ainsi que l’enregistrement au Registre du Personnel.
Parmi les démarches réalisées par un employeur à l’embauche d’un salarié, l’employeur doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour prévenir l’administration fiscale, ainsi que les organismes intéressés (MSA, URSSAF, etc.) de la signature d’un contrat de travail à venir.
Certaines informations font souvent l’objet de défaut d’identification, il est nécessaire de s’assurer de leur qualité, en reportant scrupuleusement les éléments inscrits dans l’attestation de droits à l’Assurance Maladie (nom de famille (de naissance) indiqué en majuscule au-dessus du prénom dans la colonne « Bénéficiaire ») :
- Bien inscrire les noms de famille et prénoms
Il est important de se baser sur l’attestation de droits à l’Assurance Maladie et non la seule carte vitale pour s’assurer de la véracité des éléments (noms, prénom, NIR). Il faut bien distinguer le nom de famille (donc de naissance) du nom d’usage (ex : nom marital).
Ces informations sont attendues dans les rubriques NEODeS :
- « Nom de famille – S21.G00.30.002 »
- « Prénoms – S21.G00.30.004 »
- « Nom d’usage – S21.G00.30.003 », s’il existe
- Bien inscrire la date de naissance
La date de naissance du salarié doit être renseignée sous la forme JJMMAAAA. L’année de naissance est obligatoire en DSN. Si les autres éléments ne sont pas connus, ils doivent être renseignés avec le code 99 ou 00 (à partir de la version de norme DSN et PASRAU 2026), et non avec le 1er ou le dernier jour du mois ou de l’année) :
- Jour de naissance inconnu : 99MMAAAA ou 00MMAAAA (à partir de la version de norme 2026)
- Mois de naissance Inconnu : JJ99AAAA ou JJ00AAAA (à partir de la version de norme 2026),
- Si jour et mois inconnus : 9999AAAA ou 0000AAAA (à partir de la version de norme 2026).
Ref. : pour la date de naissance se référer à la définition de la rubrique S21.G00.30.006 dans le cahier technique.
- Bien inscrire le pays / lieu de naissance
Pour les personnes nées à l’étranger, le pays / lieu de naissance est pris en compte pour vérifier l’identité de la personne, contrairement aux personnes nées en France pour lesquelles la vérification se base sur la commune de naissance. Il est donc nécessaire de s’assurer de bien renseigner le code du pays.
Ref. table PAY pour le pays de naissance
Remarque : La table PAY contient les anciens pays afin de garder la cohérence en fonction de la date de naissance du collaborateur (exemple : ex-URSS, Yougoslavie, Tchécoslovaquie …).
- Une fois la DPAE réalisée, vérifier les informations grâce au BIS
La DPAE renvoie un BIS (Bilan d’Identification des Salariés) en cas de divergence permettant de contrôler de nouveau la reconnaissance du collaborateur. Il est indispensable de le contrôler dès la pré-embauche.
Dès l’embauche effective du collaborateur, vous pouvez effectuer le SADV et récupérer un nouveau BIS afin de contrôler de nouveau la reconnaissance du collaborateur.
Seul le mode EFI (= saisie par formulaire en ligne) n’offre pas de service BIS
Que faire si le salarié ne sait pas où trouver son attestation de droits à l’Assurance Maladie ?
Cas 1 : le salarié est né en France
Toute personne née en France est identifiée à la naissance et dispose donc d’un NIR. Il n’y a donc pas lieu d’avoir un numéro NTT pour un salarié né en France, ni dans la DPAE ni dans les DSN et ni dans PASRAU. Si le collaborateur ne sait pas où trouver l’attestation, il peut se connecter à son compte Ameli, dans la rubrique « Mes Documents » puis « Attestation de droits », « Demander mon attestation ».
Si le salarié n’a pas de compte actif sur le site Ameli, il peut créer directement un compte sur le portail internet Ameli. S’il éprouve des difficultés, il faut l’inviter à se rapprocher de n’importe quel point d’accueil de sécurité sociale (CPAM, CAF …) ou d’une maison France Services, muni d’une pièce d’identité.
Cas 2 : le salarié est né à l’étranger et a déjà obtenu un NIR
La personne est identifiée et peut fournir à son employeur “l’attestation de droits” comme ci-dessus ; il n’y a pas de particularité sur le plan de l’identification du salarié.
Que faire si le salarié n’est pas en capacité de fournir une attestation de droits à l’Assurance Maladie ?
Cas 1 : le salarié est né à l’étranger et n’a jamais fait de démarche pour obtenir un NIR
- L’employeur déclare le salarié via la DPAE, en déclarant un NTT pour l’individu sans NIR ni NIA.
- Suite à la DPAE, la demande et les documents nécessaires à l’obtention d’un NIR doivent être déposés auprès de la CPAM ou de la MSA compétente, en fonction de sa situation :
- Soit par le salarié, qui doit se rapprocher de l’organisme compétent en fonction de sa situation, pour fournir les pièces nécessaires à l’attribution d’un NIRConformément aux dispositions légales, l’employeur est habilité à demander à son salarié de se rapprocher de sa caisse pour fournir ses pièces et obtenir un NIR, qui devra ensuite lui être communiqué.
- Soit par l’employeur relevant du régime général, qui doit se connecter au service « J’emploie un salarié étranger » sur le site Ameli. Cette démarche à l’initiative de l’employeur n’est pas obligatoire. L’employeur n’aura pas de suivi en retour de sa démarche, pour des questions de confidentialité. Pour le régime agricole, l’employeur peut être contacté directement par la MSA à la suite de la DPAE.
Les deux démarches peuvent être menées en parallèle par le salarié et l’employeur.
Quelle est la caisse à contacter, en fonction de sa situation ?
- Si l’individu est un salarié, travailleur indépendant ou exerce une profession libérale à il doit contacter sa caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).
- Si l’individu est salarié agricole ou exploitant agricole à il doit contacter sa caisse de la Mutualité sociale agricole (MSA).
- Remarque : lorsque l’individu n’est pas salarié, selon la démarche que l’individu effectue (demande de prestations familiales, pension retraite, etc.), il peut également s’adresser à d’autres organismes de protection sociale (Caf, Carsat, caisse de régime spécial…).
Quelles sont les pièces justificatives à fournir ?
Les pièces justificatives qui seront demandées au salarié ou à l’employeur pour obtenir un numéro de sécurité sociale sont : une pièce d’identité (carte d’identité, passeport, titre de séjour) et une pièce d’état civil (extrait d’acte de naissance avec filiation, copie intégrale d’acte de naissance, pièce établie par un consulat).
Cas 2 : le salarié est né à l’étranger et a fait les démarches pour obtenir un NIR, sans que celles-ci n’aient encore abouties
L’employeur déclare dans la DPAE et dans les DSN le NIA, si l’individu en dispose d’un, ou un NTT, en l’attente de l’obtention du NIR par l’individu.
Comment s’assurer que les éléments transmis par le salarié au moment de l’embauche et saisis dans le logiciel RH-paie sont corrects ?
L’employeur doit effectuer un signalement d’amorçage des données variables (SADV) pour contrôler ces éléments avant la 1ère paie du collaborateur, ce qui permet ainsi de récupérer le taux de prélèvement à la source, et d’affilier le collaborateur aux organismes complémentaires. Cet amorçage permettra de réceptionner en retour un fichier « CRM Identité » afin d’indiquer le degré d’adéquation des informations identités du salarié.
Sur toutes les DSN mensuelles, l’employeur réceptionne des retours CRM Identité (code retour 121) afin de vérifier la qualité des informations identifiantes de tous ses collaborateurs. Le déclarant doit consulter tous les mois les informations ainsi remontées et vérifier avec l’attestation de droits à l’Assurance Maladie que les éléments sont correctement saisis dans son logiciel RH-paie, et le cas échéant il doit les corriger.
- Si le retour SNGI s’avère être erroné au regard des éléments d’identité fournis par le salarié(cf. rubrique « Libellé – RO.B004.R002 » de la norme NEOReS) : il est du ressort du salarié de procéder à la demande de correction de son NIR, en contactant la caisse CPAM ou MSA.
- Si l’identité de l’individu a évolué: se référer au point 5 « Comment modifier les éléments précédemment déclarés si de nouvelles informations ont été transmises à l’employeur ? ».
- Si le contrat est fermé avant réception du CRM identité: il convient tout de même de corriger pour permettre au salarié sorti d’avoir le bénéfice de ses droits et allocations.
Ref. fiches consignes DSN : DSN – Identification des individus – Remontées et corrections, 1950
Ref. fiches consignes DSN sur le CRM identité : DSN – Identification des individus – Remontées au sein du CRM Identité et corrections, 2627
Comment modifier les éléments précédemment déclarés si de nouvelles informations ont été transmises à l’employeur ?
Si le salarié ne vous fournit pas l’attestation de droits à l’Assurance Maladie avant la première paie, pour pouvoir satisfaire votre obligation déclarative, vous devrez le déclarer à titre exceptionnel avec un Numéro Technique Temporaire (NTT). Il doit être accompagné de toutes les informations possibles sur les éléments de naissance du salarié dans les zones prévues à cet effet.
Il s’agit d’une solution transitoire, le temps que le salarié dispose d’un NIR ou NIA reconnu par la Sécurité Sociale. Toutefois, cette situation n’est pas envisageable pour les salariés nés en France, qui disposent forcément d’un NIR dès la naissance. De ce fait, ils sont tous en mesure de fournir une attestation de droits à l’Assurance Maladie et son absence ne doit pas être acceptée.
- Comment construire un NTT ?
- Le NTT doit commencer par « 1 » ou « 2 » selon le sexe du salarié et être suivi du SIREN de l’entreprise et d’un identifiant unique et pérenne du salarié, qui sera donné par l’employeur.
- Le NTT doit désigner un seul et unique salarié dans l’entreprise, rester stable dans le temps, et ne pas être réutilisé.
- En cas de multi-contrats au sein d’une même entreprise ou gérés par le même logiciel RH/Paye, l’employeur devra attribuer le même NTT pour déclarer l’ensemble des contrats du salarié, afin de permettre les traitements d’identification et de rattachement des données au même individu.
- Combien de temps utiliser le NTT ?
- Le plus court possible, les droits du salarié sont en suspens en utilisant un NTT. Une durée supérieure à 3 mois pour un salarié né à l’étranger est une alerte.
Une fois le NIA ou NIR obtenu, et après avoir déjà déclaré le salarié avec un NTT, il convient de déclarer le NTT et le NIA (ou NIR) le mois de cette récupération. Pour les déclarations suivantes, il suffira de déclarer la personne avec son NIA (ou NIR).
Si des éléments d’identité initialement saisis étaient erronés, il convient de corriger en rappelant ce qui avait été précédemment déclaré – en transmettant en DSN les blocs 30 – « Individu » et 31 – « Changements individu ». Si le contrat est fermé avant réception des informations, il est essentiel tout de même de corriger pour permettre au salarié d’avoir ses droits/allocations. Cela concerne tant la DSN Mensuelle que le signalement fin de contrat FCTU qui sont alors à corriger.
Si des changements surviennent sur l’identité de votre salarié, il convient de modifier en rappelant ce qui avait été précédemment déclaré (blocs 30 et 31).
Ref. : Astuce : Comment déclarer un salarié qui n’a pas encore de NIR ou de NIA
Cas d’usage 1 : Madame Léonie DUPONT est salariée dans une entreprise. Ce nom lui a été attribué à la naissance. Au mois de mai, elle se marie et prend comme nom d’épouse (nom d’usage) le nom de son mari, PETIT. Elle informe son employeur de ce changement.
Déclaration initiale (DSN d’avril) :
| S21.G00.30 – Individu | ||
|---|---|---|
| Code | Rubrique | Valorisation |
| S21.G00.30.002 | Nom de famille | DUPONT |
| S21.G00.30.003 | Nom d’usage | Pas de remplissage |
| S21.G00.30.004 | Prénom | Léonie |
Déclaration portant la modification (DSN de mai) :
| S21.G00.30 – Individu | ||
|---|---|---|
| Code | Rubrique | Valorisation |
| S21.G00.30.002 | Nom de famille | DUPONT |
| S21.G00.30.003 | Nom d’usage | PETIT |
| S21.G00.30.004 | Prénom | Léonie |
Remarque : il n’y a pas de bloc « Changement Individu – S21.G00.31 » car le changement du nom d’usage ne porte pas effet en protection sociale.
Cas d’usage 2 : Monsieur Arthur DURAND est salarié dans une entreprise. Il s’agit du nom qui lui a été attribué à la naissance. Au mois de mai, suite à une décision de justice, il obtient un changement de son nom de famille pour « GRAND ». Il informe son employeur de ce changement.
Déclaration initiale (DSN d’avril) :
| S21.G00.30 – Individu | ||
|---|---|---|
| Code | Rubrique | Valorisation |
| S21.G00.30.002 | Nom de famille | DURAND |
| S21.G00.30.003 | Nom d’usage | Pas de remplissage |
| S21.G00.30.004 | Prénom | Arthur |
Déclaration portant la modification (DSN de mai) :
| S21.G00.30 – Individu | ||
|---|---|---|
| Code | Rubrique | Valorisation |
| S21.G00.30.002 | Nom de famille | GRAND |
| S21.G00.30.003 | Nom d’usage | Pas de remplissage |
| S21.G00.30.004 | Prénom | Arthur |
| S21.G00.31 – Changement Individu | ||
|---|---|---|
| Code | Rubrique | Valorisation |
| S21.G00.31.001 | Date de la modification | 01052025 |
| S21.G00.31.009 | Ancien nom de famille | DURAND |
Cas d’usage 3 : Madame Marie MARTIN (nom de naissance) est salariée dans une entreprise. Elle est née en décembre 1969 mais elle ignore son jour exact de naissance. L’employeur signale cette situation via les valeurs d’échappement « 99 » ou « 00 ».
| S21.G00.30 – Individu | ||
|---|---|---|
| Code | Rubrique | Valorisation |
| S21.G00.30.002 | Nom de famille | MARTIN |
| […] | […] | […] |
| S21.G00.30.004 | Prénom | Marie |
| S21.G00.30.006 | Date de naissance | 00121969 ou 99121969 |
